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Assistant de gestion administrative H/F
:. Descriptif
Assistant de gestion administrative H/F
Direction de la Recherche
CDD de 3 mois renouvelable
Temps complet
Dès que possible



I. Présentation générale du CHU

Composé de près 2 700 lits et places, le CHU de Poitiers s’étend sur 5 sites (Poitiers, Châtellerault, Loudun, Lusignan, Montmorillon) répartis sur l’ensemble du territoire de la Vienne.
Etablissement de soins de référence à vocation régionale, le CHU de Poitiers assure à la fois une mission de proximité pour les 436 000 habitants de la Vienne et une mission d’appel régional et de recours pour les 1,8 million d’habitants du Poitou-Charentes.
Le CHU de Poitiers est organisé en 15 pôles d’activités cliniques et médico-techniques. Avec près de 8 000 professionnels, il constitue le premier employeur de la Vienne.


II. Poste proposé
  1. Missions générales
 
Sous la responsabilité des chefs de projets :
 
Assister le Chef de Projet à la mise en place et au suivi du projet
  • Mettre à jour les tableaux de coordonnées des centres hospitaliers participant aux recherches
  • Préparer et envoyer les conventions hospitalières à partir du modèle rédigé par le chef de projet. Suivre/relancer la signature des conventions auprès des centres.
  • Créer et mettre à jour des tableaux de suivi administratif : inclusions des patients dans l’étude, visites de suivi des centres (monitorings)
  • Participer à l’organisation des réunions (Attachés de Recherche Clinique, Investigateurs etc…)
 
Assurer le suivi documentaire du projet
  • Constituer les classeurs de la recherche (promoteur et investigateur)
  • Réceptionner les différents documents en provenance des centres (conventions financières, CV, scans etc…), les classer, mettre à jour le réseau informatique
  • Participer à la mise à jour des documents de l’étude et des classeurs promoteur, aux mailings, et envoyer des documents protocolaires, des Newsletters, aux centres
  • Participer à l’archivage de l’étude
 
Assurer le suivi logistique du projet
  • Créer et mettre à jour des tableaux de suivi des stocks : traitements expérimentaux, tubes de prélèvements etc…
  • Envoyer le matériel de recherche aux centres (kits et tubes de prélèvements etc…) : envois initiaux et réapprovisionnements
  • Assurer le suivi des envois des échantillons des centres vers les laboratoires centralisés ou Centre de Ressources Biologiques
  • Mutualiser les demandes de matériel (classeurs, prélèvements) au sein de la Promotion Interne
 
Aide au suivi financier du projet
  • Vérifier les factures de surcoûts proposées par les centres associés
  • Adresser des propositions de facture aux centres associés
  • Suivre les règlements de nos partenaires
 
  1. Nature du contrat et des conditions de recrutement
 
Grade : Adjoint administratif
CDD de 12 mois (contrat de 3 mois puis contrat de 9 mois) - possibilité de renouvellement à l’issue des 12 mois
 
  1. Quotité de temps de travail
 
Temps de travail : 100% en présentiel
 

 
III. Profil recherché
  1. Diplôme et formation requis
 
Bac +2 minimum
 
  1. Compétences requises
  • Maîtrise parfaite des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et d’internet
  • Anglais écrit niveau BAC
  • Des notions médicales et la connaissance de la Recherche Clinique seraient des atouts
 
  1. Capacités requises
  • Sens de l’organisation, esprit d’initiative, dynamisme et réactivité
  • Capacité d’organisation
  • Rigueur
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie
  • Aisance relationnelle
 
 
IV.  Renseignements complémentaires

Rattachement hiérarchique :
  • Directeur de la recherche
  • Responsable du suivi des projets de promotion interne
 
Rattachement fonctionnel :
  • Les chefs de projets
  • Le responsable et le gestionnaire financier de la cellule budgétaire et financière


V.  Démarches à effectuer pour postuler

Des renseignements supplémentaires peuvent être demandés auprès de Madame FERRAND RIGALLAUD, responsable de la promotion interne, par email veronique.ferrand-rigallaud@chu-poitiers.fr
 
La date limite de dépôt des candidatures (CV et lettre de motivation) à déposer sur le site web du CHU [http://www.chu-poitiers.fr/le-chu-recrute/arc promotion interne] est le 12 mai 2024.




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